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Qu’est ce que le S&OP ou Sales and Operation Planning ?

Définition

Le S&OP (Sales and operation planning, ou planification des ventes et des opérations) est un processus d’élaboration de plans tactiques qui donne à la direction la capacité d’orienter stratégiquement ses activités pour obtenir un avantage concurrentiel.  L’objectif est d’intégrer régulièrement à la supply chain des plans marketing axés sur le client pour les produits nouveaux et existants.

L’objectif principal du processus S&OP est de déterminer ce que vos clients vont acheter et combien ils vont l’acheter, et votre capacité à répondre à cette demande. Un deuxième objectif du processus consiste à aligner les plans sur les objectifs financiers. Au minimum, cela signifie qu’il faudra peut-être revoir les objectifs financiers, mais il existe plusieurs solutions stratégiques permettant à l’organisation d’augmenter ses ventes ou de réduire ses coûts.

Sales & Operations Planning: Un processus qui rassemble tout le monde

Le processus réunit tous les plans de l’entreprise (ventes, marketing, développement, fabrication, approvisionnement et finances) en un seul ensemble intégré de plans. Il est réalisé au moins une fois par mois, et il est revu par la direction au niveau agrégé (famille de produits). Le processus doit concilier tous les plans de l’offre, de la demande et des nouveaux produits, tant au niveau de détail qu’au niveau global, et être lié au business plan. Il s’agit de l’énoncé définitif des plans de l’entreprise à long ou moyen terme, couvrant un horizon suffisamment long pour planifier les ressources et soutenir le processus annuel de planification des activités. Bien exécuté, le processus S&OP établit un lien entre le plan stratégique de l’entreprise et son exécution tout en examinant les mesures du rendement en vue d’une amélioration continue.

S&OP signifie à la fois “plan de vente et d’exploitation” et “planification des ventes et des operations”. C’est à la fois un plan et le processus qui le met en œuvre, le surveille et l’améliore continuellement.  Le processus S&OP implique une série de réunions pour parvenir à un consensus. Des plans de demande et de production qui reflètent les résultats de la détection de la demande, et, qui influencent les activités et les capacités et contraintes en matière d’offres et de finances.

S&OP : Un processus mensuel

Pour fonctionner un processus doit être régulier. Chaque mois différentes réunions doivent avoir lieu afin d’arriver en fin de mois à un plan S&OP pour la période considéré. Ce plan est mettre à jour au fur et à mesure des réunions et de l’avancement du processus. Nous préconisons 5 étapes pour un processus de Sales & Operation Planning complet.

Les étapes de ce processus Sales & operations Planning sont les suivantes :

Etape 1 : Marketing Review

Marketing, R&D, Achats, Commerce et Supply Chain échangent leurs inputs concernant le portefeuille produit et le calendrier global (Lancement, arrêt, échanges ou remplacement…)

Etape 2 : Demand Review

Le commerce ainsi que le Demand planner analyse les prévisions des ventes proposées. Le plus souvent les prévisions sont réalisées par un ou des Demand planner via un outil de Demand Planning. Ces prévisions sont ensuite partagées à l’équipe commerciale qui, avec le Demand planner, valident les prévisions de ventes finales. 

Etape 3 : Supply Review

Le directeur et responsables de production ainsi que les Supply Planner, analysent les prévisions de ventes validées fournies en fonction de la capacité de production, les stocks prévisionnels, le calendrier RH et de maintenance. Des scénarios de production et d’approvisionnement sont effectués pour trouver la meilleure solution permettant de réaliser tout ou partie du plan de prévisions communiqué initialement.

Etape 4 : Réconciliation Review

Les instances finances (DAF, contrôle de gestion), commerce, marketing et Supply Chain se réunissent pour regarder et échanger sur les différents scénarios de production et d’appro en fonction de la demande et du budget. Les propositions de scénarios sont affinées et valorisées montrant ainsi les impacts budgétaires

Etape 5 : Management Review 

Le directeur général et les directions finance, marketing, commerce, production et Supply Chain arbitre la décision finale entre les différents scénarios.

Maintient du processus dans le temps

Pour être mené à bien, ce processus collaboratif nécessite un animateur interne qui organisera les différentes réunions et assurera un suivi global au fil des mois. De plus ce processus mensuel répétitif ayant un impact à tous les niveaux de l’organisation il est nécessaire que la direction générale soit impliquée et soutienne le projet.

Enfin nos experts recommandent le plus souvent d’utiliser des reportings dynamiques et modulaires afin de servir de support et d’animer chaque réunion du processus Sales & Operation Planning. En effet avoir des vues graphiques comparant différents scénarios ou hypothèses permet de rendre les échanges plus simples, de partager l’information à tous les niveaux et surtout de prendre des décisions avec toute les données nécessaires en main.

Le S&OP offre les avantages organisationnels suivants :

  • Lien entre la planification opérationnelle et les tactiques
  • Possibilités d’être proactif plutôt que réactif
  • Plan définitif à court et moyen terme
  • Plan et processus unifiés et inter-fonctionnels
  • Un pont entre la valeur client et l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement
  • Incitation à s’engager dans l’amélioration continue

S&OP : ce qu’il faut retenir

Tout comme la gestion de la chaîne d’approvisionnement, le S&OP repose sur l’hypothèse que les entreprises qui souhaitent être compétitives sur un marché mondial en constante expansion peuvent et doivent briser les cloisonnements entre les fonctions et les barrières qui séparent les partenaires de la chaîne d’approvisionnement.

En fait, le S&OP se veut un outil de planification et de contrôle non seulement pour la fabrication mais pour l’ensemble de l’entreprise. Toutefois, il n’est pas toujours facile et rapide d’éliminer ces obstacles. C’est pour cela qu’un tel projet doit être un projet transverse pour l’entreprise et soutenu par la direction générale.

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