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Le stress de l’approvisionneur : la volatilité de la prévision en amont, face à la rigidité de l’engagement en aval

Elément crucial d’une organisation, l’approvisionneur a la lourde responsabilité d’effectuer les commandes de produits nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Souvent sous la responsabilité de l’acheteur, il s’occupe de déclencher les commandes, dans le cadre du contrat défini par l’acheteur, en s’assurant de commander les bonnes quantités, au bon moment, afin que l’entreprise puisse produire, mettre en stock et livrer dans les temps ses clients. Malgré une absence de visibilité sur la prévision effectuée en amont, l’approvisionneur doit s’assurer de n’avoir ni de surplus de stock, ni de rupture de stock, ni de retard client. En proie à des prévisions fluctuantes et des besoins changeants en amont, il doit aussi faire face à une certaine rigidité en aval, du côté des fournisseurs. Autant d’éléments qui font de l’approvisionnement un métier stressant, d’autant plus en l’absence d’outil supply chain collaboratif favorisant la visibilité !

L’approvisionneur, un poste trop souvent aveugle des prévisions

Situé en bout de chaîne de la supply chain, il n’est pas rare que l’approvisionneur subisse les aléas survenus en amont, par effet boule de neige. Souvent aveugle du besoin réel, l’approvisionneur se retrouve face à un ERP qui lui demande de commander 10 fois plus de pièces que d’ordinaire, sans savoir s’il s’agit d’une erreur de virgule ou de la conséquence d’une série de décisions prises en amont. Est-ce que c’est parce qu’il y a un nouveau stock de sécurité ? Une grosse commande ? Une nouvelle prévision ? Une nouvelle taille de lot ? Une erreur dans le stock ? Mystère et boule de gomme. L’approvisionneur fait face à une variation constante de son besoin et de sa demande, sans connaître les causes sous-jacentes. En plus d’une demande extrêmement fluctuante, il fait face à des règles de gestion changeantes. Du jour au lendemain, on lui demande de faire des virages à 180°, d’annuler des produits déjà commandés, d’en commander de nouveaux, de rectifier des commandes… Sauf qu’en aval, il fait face à des fournisseurs avec des délais de livraison contraints. Si le fournisseur est à l’autre bout du monde, le délai de livraison de 4 mois ne peut être réduit, même avec toute la bonne volonté du monde.

Des engagements fournisseurs par nature rigides

Dans la distribution spécialisée ou même dans l’industrie, il n’est pas rare qu’un approvisionneur ait jusqu’à 4 mois de lead time, avec des règles d’expédition fournisseurs particulières. Par exemple, avec son fournisseur asiatique, il sait que le Nouvel An chinois perturbera le processus. Vis-à-vis de ses fournisseurs, l’approvisionneur fait donc face à une certaine rigidité, qui fait qu’il ne peut pas changer ses plans du jour au lendemain. En interne, on lui demande pourtant de faire preuve d’une grande agilité, pour s’adapter constamment aux changements de plan de dernière minute et gérer les urgences… Ces impératifs antinomiques placent l’approvisionneur dans un stress permanent. Car en plus de ses responsabilités visant à faire respecter leurs contrats et délais aux fournisseurs, l’approvisionneur doit prendre des engagements fermes, pour de l’horizon long terme, qui peuvent coûter cher à l’entreprise.

Par ailleurs, son poste exige une excellente maîtrise des produits mais aussi des flux associés, pour être capable de déceler une commande anormale, mesurer des risques potentiels sur la qualité ou les délais ou encore maitriser des alternatives possibles.

Les bénéfices d’un outil supply chain pour l’approvisionneur

1.      Une visibilité transverse

L’absence de visibilité constitue la principale problématique de l’approvisionneur. Historiques, archives de prévision, tailles de lots, réceptions planifiées, stocks de sécurité… Avec un outil supply chain bien pensé, toutes les informations sont centralisées au même endroit. Plus besoin de fouiller dans des fichiers Excel dispersés, d’essayer d’interroger l’ERP ou de téléphoner à d’autres services pour comprendre pourquoi le système demande a commandé tant de tel produit.

L’accès aux archives permet de consulter une vision du passé formatée et consolidée, jusque là seulement contenue dans la mémoire des salariés. Avec un outil supply chain tel que Colibri, l’approvisionneur accède en outre à un écran d’analyse de variabilité, qui permet de comparer un plan de la demande à un autre. Ainsi, si depuis des mois l’approvisionneur commande 100 pièces d’un produit et que le système lui demande soudainement d’en prendre 1000, il pourra facilement comprendre pourquoi et vérifier qu’il ne s’agisse pas d’une erreur.

Enfin, en cas de doute, l’aspect collaboratif du logiciel permet de facilement poser des questions aux personnes concernées, par exemple au prévisionniste. L’échange restera enregistré dans le système, afin qu’il soit facile de retrouver l’information donnée si la même situation venait à se reproduire.

2.      Une meilleure gestion de sa relation fournisseurs

Pour que les négociations et réajustements de dernière minute soient plus facilement acceptés par les fournisseurs, l’approvisionneur a tout intérêt à développer une bonne relation avec eux, en les considérant comme de véritables partenaires. Pour ce faire, il faut garder en tête que l’approvisionneur prend le rôle de prévisionniste auprès du fournisseur. Charge à lui de ne pas reproduire les erreurs effectuées en amont, en faisant en sorte d’apporter le plus de visibilité possible au fournisseur, en étant parfaitement transparent. Cette approche gagnant-gagnant n’est possible que si l’approvisionneur dispose d’un bon outil supply chain.

3.      L’intérêt du S&OP pour l’approvisionneur

La variabilité du coût et de la demande dans les approvisionnements est inhérente à l’activité d’une entreprise. Soit la variabilité est vécue comme une contrainte, « on fera comme on pourra », soit elle est envisagée comme un avantage concurrentiel. Dans ce dernier cas, il convient de s’organiser pour pouvoir gérer proprement cette variabilité. C’est tout l’intérêt d’une approche S&OP. Grâce à une visibilité transverse sur ses opérations, la Direction prend des décisions stratégiques pour fluidifier sa supply chain et faciliter le travail de l’approvisionneur. Bien que la prévision à court terme puisse changer, il s’agit de faire des prévisions à 24 mois, et de prendre des décisions en fonction des taux de fluctuation de la demande, sur chaque famille, produits et clients. En prenant en compte la variabilité de la demande et en la pondérant selon l’importance et le prix des produits, l’entreprise définit la marche à suivre pour chaque produit. L’ensemble du processus supply chain est davantage structuré et l’approvisionneur gagne en sérénité, car il sait quelles règles de gestion appliquer pour maîtriser son flux plutôt que de le subir. Le S&OP offre en outre un référentiel à l’approvisionneur : il sait comment et dans quelle mesure il peut dépenser l’argent de l’entreprise et sait à qui faire remonter l’information en cas d’écarts.

Ce n’est pas pour rien que l’approvisionneur est souvent appelé « gardien du coffre-fort de l’entreprise ». Pour mener à bien sa mission, il a besoin de savoir ce qui rentre et sort du coffre-fort, afin de garder les lingots bien au chaud ! Vous l’aurez compris : le stress de l’approvisionneur se caractérise par un manque cruel de visibilité sur les prévisions, les règles à appliquer et l’explication de la génération du besoin. Un outil comme Colibri permet de lui rendre la visibilité et lui donne la possibilité de davantage collaborer avec les différents services pour comprendre la demande, ce qui lui permettra de prendre soin de ses fournisseurs en bout de chaîne. Avec Colibri, l’approvisionneur peut faire preuve de plus d’agilité, dans la mesure où il maitrise sa marge de manœuvre. In fine, avec le bon outil supply chain, l’approvisionneur gagne en sérénité et en performance.