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Supply chain planning : 7 signes qu’il est temps d’abandonner Excel

Gratuit, rapide à prendre en main et connu de tous, Excel offre l’avantage de pouvoir faire quasiment tout ce que l’on veut, quitte à y consacrer beaucoup de temps. Même une personne sans grande connaissance de l’outil peut commencer à s’en servir, ce qui explique sans doute pourquoi au démarrage, autant d’entreprises utilisent Excel pour leurs processus de supply chain planning. En revanche, dès lors que l’on souhaite intégrer des pratiques métiers et des processus de collaboration, Excel montre ses limites.  Lenteur des liaisons entre fichiers, gestion manuelle fastidieuse, mauvaise fiabilité, collaboration complexe, perte de données, non intégrité des chiffres…

Si vous aussi êtes déjà passés à côté de la crise de nerfs, alors c’est peut-être le signe qu’il est temps d’oublier Excel. Voici 7 signes qui prouvent que le moment de passer à la vitesse supérieure est venu.

1. Vous manquez de vision globale

Historiques de ventes, carnet de commandes, budget, saisies commerciales…sont autant de données qui gravitent autour du processus de prévisions et prennent de la valeur lorsqu’elles sont croisées. L’un des premiers problèmes rencontrés avec Excel est que ces données pertinentes pour la supply chain sont éparpillées en plusieurs sources (fichiers…), entre plusieurs services et souvent sous plusieurs formats.

Cet éclatement des données rend difficile la prise de décision stratégique, car l’entreprise manque cruellement de visibilité d’ensemble.

2. Vous n’arrivez pas à agir en masse

En cas d’événements imprévisibles, tels qu’une crise, il faut pouvoir agir en masse et rapidement sur les prévisions, pour tenir compte d’un effet négatif. Malheureusement, Excel ne permet pas de se mettre facilement au niveau de détail pertinent.

Par exemple, si vous souhaitez modifier vos prévisions pour tous les produits sur le pays France, il va falloir agir produit par produit pour modifier les prévisions initiales. Sur Excel, ce travail fastidieux et source d’erreurs prendra du temps et ne permettra pas de tester simultanément différentes hypothèses. En adoptant un outil de demand and supply planning, tel que Colibri, il suffira de se mettre au bon niveau de granularité pour saisir une évolution de 20% et ainsi impacter tous les périmètres sous-jacents.

En quelques clics, il est possible de mettre en œuvre une décision stratégique, telle qu’une baisse drastique des prévisions, sur tous les produits et tous les clients qui appartiennent à un niveau de détail donné. Renoncer à Excel pour un outil agile permet ainsi de travailler en masse, en seulement quelques secondes.

Avec Excel, il est très difficile de faire des prévisions à l’article par client. Pour un industriel proposant plus de 1000 articles, vendus auprès de centaines de clients, cela peut être vite limitant. Les outils spécialisés comme Colibri vous permettent de faire en masse des prévisions intelligentes. C’est-à-dire que chaque article aura une prévision qui tiendra compte de sa propre saisonnalité et de ses propres caractéristiques.

3. Vos différents services ne parviennent pas à collaborer efficacement

Vous le savez, la collaboration est essentielle pour un processus de prévisions efficace. Le prévisionniste se doit de récolter des informations qualitatives auprès des différents utilisateurs pour améliorer la qualité des prévisions. Pourtant, force est de constater qu’avec Excel, les différentes parties prenantes ont du mal à travailler de concert. Il est difficile de partager l’information, de mettre à jour des données par plusieurs personnes ou encore d’ajouter des commentaires. Impossible aussi de disposer d’un système d’alerte. Lorsqu’on travaille avec Excel, le chemin vers la collaboration est semé d’embûches. Sans compter que les échanges de fichiers répétitifs deviennent rapidement lourds pour les équipes.

4. Vous faites l’impasse sur les archives de prévisions

Disposer d’archives de prévisions est utile pour les calculs de fiabilité, mais c’est un travail souvent passé à la trappe lorsqu’on utilise Excel, car cela nécessite beaucoup de puissance de stockage ou de calcul. Dommage, car c’est un élément crucial de l’analyse de la fiabilité des prévisions. Peut-on encore se permettre de ne pas mesurer la performance d’un processus stratégique ?

5. Vos demand planner passent des jours à faire leurs prévisions

Nettoyage d’historique, calcul de prévisions manuel, reporting… Avec un outil peu adapté, il est normal qu’un demand planner passe des jours à effectuer des tâches qui pourraient être faites en quelques clics avec le bon outil. Certes, il arrive que certains demand planner tiennent à leur solution maison conçue avec Excel. C’est un environnement rassurant dont ils ont la maîtrise. Mais pensez au temps perdu sur des tâches à faible valeur ajoutée, alors qu’il est possible de les automatiser depuis une solution conçue pour la supply chain !

6. Vous êtes dans l’incapacité de vous adapter rapidement au marché

Les notions de souplesse et d’évolutivité sont complètement étrangères à Excel. Dans un monde aussi mouvant que le nôtre, il est risqué de se reposer sur une solution maison qui n’a pas anticipé les enjeux de demain lors de son développement. Dans un contexte où le télétravail se généralise, vous devez pouvoir vous appuyer sur des outils digitaux flexibles, capables de s’adapter aux évolutions légales et aux changements de comportement des consommateurs.

7. Vous faites face à des problématiques de sécurité

Travailler sur Excel implique de nombreux partages de fichiers, ce qui crée un risque pour vos données. En choisissant un outil de supply & demand planning, vous accédez au meilleurs standards de sécurité du marché (HTTPS, 2FA, …), ainsi que des solutions de sauvegardes performantes (georéplication, point in time restoration…)

Parce que l’ergonomie et la facilité de prise en main d’un outil sont prépondérantes à la réussite d’un projet, Colibri a mis au point une solution simple dédiée aux métiers de la supply chain. Facile à apprivoiser et orienté utilisateurs, Colibri permet de faire bien plus que tout ce que vous faisiez auparavant sur Excel, et cela 2 fois plus rapidement. Vos équipes peuvent ainsi monter en compétences aisément et gagnent en productivité. Vos process de demand & supply planning sont structurés, grâce à un outil innovant. Pour en avoir le cœur net, demandez une démo !